Der E-Mail-Flut Herr werden

Ange­regt durch die­sen Arti­kel und noch viel­mehr durch die­sen Arti­kel juckt es mir gera­de in den Fin­gern. Schon allei­ne, weil ich an die­sem Wochen­en­de das ers­te Mal seit zwei äußerst stres­si­gen Wochen wie­der ein biss­chen Ruhe und Kraft tan­ken konn­te. Das liegt nicht nur dar­an, dass ich mir den Frei­tag frei genom­men habe, also ein leicht ver­län­ger­tes Wochen­en­de genie­ße, son­dern auch, weil seit eben­je­nem Frei­tag mein Fir­men­pho­ne¹ aus­ge­schal­tet ist.

Es ist so schön. Es ist so ruhig. Es ist so befrei­end. Was so ein klei­ner Druck auf den Aus-Knopf für Fol­gen haben kann! Man muss es sich nur ein­mal trauen.

Unter ande­ren Umstän­den wür­de ich jetzt, am Sonn­tag­nach­mit­tag, aller­dings schon lang­sam wie­der ner­vös wer­den. Denn ich wüss­te, dass mich eine Flut von E-Mails erwar­te­te, sobald ich Mon­tag das Fir­men­pho­ne wie­der ein­schal­te respek­ti­ve den Arbeits­rech­ner hoch­fah­re. Aber ich habe schon vor län­ge­rer Zeit, in der dama­li­gen Vor­be­rei­tung auf einen zwei­wö­chi­gen Urlaub, vor­ge­sorgt. Seit­dem weiß ich, wie ich der dro­hen­den E-Mail-Flut Herr wer­den kann.

Es ist so ein­fach wie das Aus­schal­ten des Fir­men­pho­nes. Man muss nur ein paar Fil­ter­re­geln defi­nie­ren. Fil­ter­re­geln? Ja, genau, Fil­ter­re­geln. Geht in jedem mit­tel­mä­ßi­gen E-Mail-Client, sogar bei den meis­ten Online-Anbietern. Out­look und ver­gleich­ba­re Pro­gram­me beherr­schen das schon seit Jahrzehnten.

Mei­ne drei wich­tigs­ten Fil­ter­re­geln sind:

1. Alle News­let­ter und Mai­ling­lis­ten wer­den in ent­spre­chen­de Unter­ord­ner sor­tiert. (Und dort auch erst gele­sen, wenn der Rest abge­ar­bei­tet ist.)
2. Mails von Kun­den wer­den in die ent­spre­chen­den Kunden-Ordner sor­tiert. (So kann ich mich beim Abar­bei­ten auf den einen Kun­den kon­zen­trie­ren und muss nicht gedank­lich immer wie­der hin- und herspringen.)
3. Alle E-Mails, bei denen ich nicht in der An-Zeile ste­he, wer­den als nied­ri­ge Prio­ri­tät gekenn­zeich­net. (Die Pra­xis lehrt: Bei 90% der E-Mails, in denen ich in der An-Zeile ste­he, muss ich auch tat­säch­lich aktiv wer­den. Umge­kehrt bedeu­ten 90% der Mails, in denen ich im CC ste­he, dass ich nicht aktiv wer­den muss.)

Es klingt sim­pel und ist es auch. Tat­säch­lich spart mir die­se Vor­ge­hens­wei­se eine Men­ge Zeit nach län­ge­rer Abwe­sen­heit und schont dazu auch noch – was ja noch viel wich­ti­ger ist – mei­ne Nerven.