Das perfekte Ordnungssystem

Ich bin echt gut dar­in, mei­ne digi­ta­len Daten zu sor­tie­ren. Ich habe eine über vie­le Jah­re per­fek­tio­nier­te und stän­dig neu ange­pass­te Ord­ner­struk­tur auf mei­nem Com­pu­ter, die mir schnel­ler als jede Such­funk­ti­on jedes nöti­ge Doku­ment lie­fert, das ich dort abge­legt habe. Auch mei­ne Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen kön­nen ein Lied davon sin­gen, wie sehr ich auf auf­ge­räum­te und struk­tu­rier­te Abla­ge­sys­te­me auf dem gemein­sam genutz­ten Ser­ver stehe.

Das völ­li­ge Gegen­teil herrscht bei mir aber vor, sobald die Doku­men­te nicht mehr digi­tal sind. Mei­nen Papier­krams habe ich immer irgend­wo auf einen Hau­fen gesta­pelt. Droh­ten die Hau­fen umzu­kip­pen, habe ich sie ent­we­der in tage­lan­ger Arbeit zu klei­ne­ren Häuf­chen the­ma­tisch sor­tiert (Arbeit, Mie­te, Ver­si­che­run­gen, Rest) oder sie ein­fach irgend­wo, sagen wir: archiviert.

Bis ich Anfang des Jah­res ein für mich per­fek­tes Sys­tem schuf. Und weil ich weiß, dass vie­le ähn­li­che Pro­ble­me haben, gebe ich ger­ne die­ses jah­re­zehn­te­lang gereif­te Wis­sen nun weiter.

Mein Sys­tem besteht aus

• einem Vor­sor­tier­ord­ner mit zwölf Fächern (die­sem hier), des­sen Regis­ter ich mit Zah­len von 1 bis 12 num­me­riert habe, und
• zwei Schnell­hef­tern: Gehalts­ab­re­chun­gen, Steuer.

Bei jedem ein­tref­fen­den Papier­stück ent­schei­de ich:

• Muss ich das auf­he­ben oder
• kann das sofort in Abla­ge P?

Das ist schon sehr Getting-things-done-mäßig, gebe ich zu. Aber des­halb ja nicht schlecht.

Bei allem, was auf­ge­ho­ben wer­den soll, wird fol­gen­de Ent­schei­dungs­ket­te durchgegangen:

1. Ist das Papier­stück eine Gehalts­ab­rech­nung? Wenn ja: Sofort abhef­ten in Schnell­hef­ter „Gehalts­ab­rech­nun­gen“.
2. Ist das Papier­stück in irgend­ei­ner Wei­se rele­vant für mei­ne nächs­te Steu­er­erklä­rung? Wenn ja: Sofort abhef­ten in Schnell­hef­ter „Steu­er“.
3. Sonst: Able­gen in Vorsortierordner.

Und bei letz­tem Punkt beginnt der Clou, das Herz­stück mei­nes per­fi­den Plans, mei­ne Unor­dent­lich­keit zu zügeln. Das Papier­stück wird in das Fach des aktu­el­len Monats gelegt, also aktu­ell bei­spiels­wei­se in das Fach 10. Und wenn ein Jahr um ist, dann wird das jewei­li­ge Fach geleert: Alles, was ver­jährt ist oder auch sonst kei­ne Funk­ti­on mehr hat, wird ent­sorgt. Alles ande­re wird final in einen ech­ten Ord­ner einsortiert.

Die Vor­tei­le lie­gen auf der Hand:

• Ich kann den abzu­hef­ten­den Schrift­kram wei­ter redu­zie­ren auf das Wesent­li­che, Wichtige.
• Ich kann im Bedarfs­fall inner­halb eines Jah­res sehr schnell auf Doku­men­te zugrei­fen -- solan­ge ich weiß, in wel­chem Monat sie ange­fal­len sind.
• Und das Wich­tigs­te: Mei­ne Abla­ge funk­tio­niert schnell und schmerz­los, ich muss weder bei jedem ein­zel­nen Papier­stück mei­nen Locher und einen der zahl­rei­chen Leit­z­ord­ner bemü­hen, noch einen rie­si­gen Papier­hau­fen füttern.

Ja, du ahnst es. Die tat­säch­li­che Bewäh­rungs­pro­be steht noch aus, denn mein Sys­tem star­te­te ja erst im Janu­ar. Bis Dezem­ber lege ich also nur ab, ab kom­men­den Janu­ar muss ich aber aus­sor­tie­ren. Mal sehen, wie das klap­pen wird. Ich wer­de berichten.

Alter­na­tiv besteht übri­gens immer noch die Mög­lich­keit, es zu hand­ha­ben wie von Mar­cel Wich­mann beschrie­ben, von des­sen Ein­trag ich auch die Inspi­ra­ti­on zu die­sem Bei­trag hat­te. (Ich ver­su­che ja mitt­ler­wei­le auch, so vie­le Rech­nun­gen und ande­re Schrift­wech­sel wie mög­lich gleich digi­tal zu bekom­men, damit ich sie in mei­nem per­fek­ten Ord­ner­sys­tem able­gen kann.)